10 conseils pour réussir la construction et le suivi de votre budget projet

Généralement conçu sous forme de tableau chiffré, le budget prévisionnel d’un projet consiste à estimer les dépenses pour l'ensemble des activités du projet ainsi que les ressources financières permettant de couvrir ces coûts. Pour être viable, votre budget prévisionnel doit être à l’équilibre : chaque dépense doit être couverte par une ressource. Bien qu’il soit hypothétique et donc amené à évoluer au cours de l’avancement du projet, un budget réaliste est garant de la rentabilité du projet et donc de sa réussite !

      1. Définir précisément le périmètre et le contenu de votre projet

La première étape consiste à identifier l'ensemble des ressources et des moyens à mobiliser pour mettre en œuvre votre projet. Il peut s'agir de ressources humaines, de ressources matérielles, de solutions informatiques, de prestations externes etc. Pour déterminer ces éléments, vous pouvez vous aider des réponses aux questions suivantes :  quels sont les objectifs du projet ? quel est le périmètre du projet ? quelles sont les productions finales attendues du projet ? qui sont les bénéficiaires finaux du projet ? quelles sont les contraintes et limites dont vous devez tenir compte ?

      2. Lister l’ensemble des dépenses par catégorie

Lorsque le contenu et le périmètre de votre projet sont clairement définis, il est temps de lister exhaustivement tous les postes d'investissement à réaliser dans le cadre du projet. Il s’agit ici de recenser l’ensemble des dépenses à prévoir puis de les classer par catégorie (frais de conception, frais de personnel, investissement matériel, prestations externes, communication, etc). Par exemple, la réalisation d’une étude de besoins et d’un benchmark seront à catégoriser dans les frais de conception et la réalisation d’une plaquette de présentation du projet correspondra à la catégorie communication.

      3. Prévoir les coûts indirects

Les dépenses identifiées jusqu’ici correspondent aux coûts directs c’est-à-dire les dépenses directement reliées à une production spécifique, que ce soit un produit ou un service. Cependant, il est essentiel de tenir compte également des coûts que l’on ne peut pas affecter directement à la production d'une unité (produit ou service) sans un calcul préalable : il s’agit des coûts indirects. Parmi ces postes budgétaires, vous pouvez trouver les charges diverses qui pèsent sur votre organisation (loyer, eau, électricité, impôts, taxes etc). Dans le cadre des budgets projets dont le cofinancement est assuré par le CCCA-BTP, les dépenses courantes doivent être prises en charge par chaque membre de votre équipe dans le cadre notamment des NPEC.

      4. Choisir votre méthode d’estimation des coûts

Maintenant que vous avez la liste complète de vos coûts directs et indirects, la prochaine étape consiste à définir leur coût. Il existe plusieurs méthodes d’estimation des coûts, les plus courantes étant la méthode analogique et la méthode ascendante.  

• La méthode analogique consiste à se référer aux coûts réels de projets similaires au vôtre en y apportant des ajustements en fonction du contexte de votre projet. Rapide à utiliser, ce n'est toutefois pas la méthode d'estimation des coûts la plus précise.
• La méthode ascendante quant à elle consiste à découper le projet en sous-groupes d’activités, d’estimer le coût de chacune de ces activités, et d’additionner le tout pour obtenir un coût estimé global. Cette méthode est la plus polyvalente car elle s'adapte aux projets de toutes tailles.

      5. Diversifier vos sources de financements

Une fois vos dépenses prévisionnelles estimées, vous devez les couvrir avec des ressources prévisionnelles afin d’atteindre un budget à l’équilibre. Trouver des sources de financement est donc primordial pour permettre la réalisation de votre projet. Les ressources possibles sont diverses : vente de produits, prestation de services, subventions, partenariats, autofinancement… Il est courant de combler la différence entre dépenses et recettes par un auto-financement afin d’atteindre l'équilibre dans le budget prévisionnel. Pour rassurer chaque financeur sollicité et pallier les risques de désistement de l’un d’eux, et de consolider votre budget, il est fortement conseiller de diversifier les sources de financement de votre projet (public, privé, etc.).

      6. Mettre de côté une provision pour risque

La bonne pratique dans la réalisation d’un budget prévisionnel est d'octroyer 5 à 10% de celui-ci à une provision pour risque afin d'absorber les futurs imprévus. Une provision pour risque est un montant financier mis en place dès le début du projet et surveillé tout au long de l’avancement du projet pour absorber les éventuels écarts qui interviennent en cours de réalisation. En effet, la réalisation d’un projet est soumise à des aléas et une part de risques comme une augmentation imprévue du prix des matières premières, de difficultés d'approvisionnement et de livraison faisant monter les prix, ou encore de difficultés techniques qui engendrent des dépenses supplémentaires.

      7. Vérifier que chaque ligne budgétaire est réaliste et justifiée

Il y a des postes de dépenses que vous allez potentiellement sous-évaluer ou au contraire surévaluer. Ainsi, il est essentiel de vous assurer que chaque ligne de votre budget prévisionnel soit à la fois réaliste et justifiée. Pour être réaliste, votre coût estimé doit tenir compte de la durée de réalisation de la tâche. Pour être justifiée, chaque catégorie de dépense doit être détaillée et compréhensible par toutes les parties prenantes du projet. Afin d'obtenir un projet crédible, sa budgétisation doit être la plus détaillée et la plus précise possible. Soyez particulièrement vigilant à ne pas sous-estimer la charge jours-hommes qui sera dédiée à la réalisation du projet.

      8. Prévoir un suivi rigoureux du budget et alerter vos financeurs

Le budget prévisionnel étant par nature évolutif, il convient d’effectuer un suivi fin et rigoureux tout au long du cycle de vie du projet. Renseigner les dépenses réelles au fur et à mesure de l’avancement du projet puis comparer les coûts engagés par rapport aux coûts prévisionnels afin de vous assurer de la conformité et de détecter très rapidement les éventuels écarts. Pensez également à suivre le temps passé des membres de l’équipe projet et des contributeurs éventuels sur chaque tâche du projet. Il est essentiel de dédier des points réguliers au suivi du budget avec vos financeurs et de les alerter rapidement en cas d’écart important constaté.

      9. Opter pour un outil dédié à la gestion de projet

Pour optimiser la conception et le suivi du budget de votre projet, vous pouvez choisir un outil dédié. De nombreux outils existent de l’achat à la location, et permettent, plus largement, de planifier toutes les étapes de votre projet et de le suivre très finement. Un tel outil vous permettra de suivre votre budget en temps réel mais également de comparer les prévisions et le réel afin d’anticiper et d’éclairer au mieux les éventuels arbitrages à réaliser.

      10. S’appuyer sur les retours d’expérience de projets similaires

Le retour d'expériences, appelé REX et aussi RETEX, est une démarche qui favorise l’amélioration continue en permettant d'analyser à posteriori les expériences positives et négatives vécues au cours du projet et de proposer des axes d'améliorations pour les projets futurs. Les projets finalisés par d’autres OFA sont une source intéressante de REX de leur projet pour capitaliser sur les bonnes pratiques et les erreurs à ne pas commettre. Consulter des REX de projets finalisés est une bonne façon de tirer les enseignements d'un projet, qu'ils soient positifs ou négatifs, et de capitaliser sur toutes les bonnes pratiques liées à l’élaboration et au suivi de votre budget de projet.

En synthèse

Le budget est certainement l’exercice le plus délicat à mener. Il doit être le miroir de votre projet et être cohérent avec ses objectifs et son périmètre. Dans le cadre des financements par le CCCA-BTP, un travail complémentaire sera entrepris pour affiner les dépenses éligibles ou non et celles prises en charge par vos autres co-financeurs.

Pour toute question relative à vos budgets projets, vous pouvez nous contacter au 01.40.64.26.76 !

La Direction des Appels à Projets et des Expérimentations du CCCA-BTP